Deine ersten Schritte auf egenus

Die Plattform

Mit egenus stellen wir eine digitale Plattform bereit, die Menschen in schwierigen Lebenslagen den Zugang zu Unterstützungsangeboten erleichtert. Gleichzeitig sollen soziale Einrichtungen ihre Angebote bestmöglich präsentieren und verwalten können. Barrierefreiheit, Mehrsprachigkeit sowie Werbefreiheit und Datenschutz stehen für uns an erster Stelle.

Wir sind Deutschlands fortschrittlichste Plattform für soziale Einrichtungen. Wir bieten dir die Möglichkeit, deine Einrichtung und deine Angebote zu präsentieren und zu verwalten. Unser gesamtes Angebot und alle Funktionen sind grundsätzlich kostenlos.

Im Folgenden begleiten wir dich bei deinen ersten Schritten auf unserer Plattform. Wir zeigen dir, wie du deinen eigenen Account erstellst, deine erste Organisation anlegst und deine ersten Mitarbeiter hinzufügst. Außerdem erklären wir dir, wie du Aktivitäten erstellen und PDFs für deine Einrichtungen generieren kannst. Wenn du Fragen hast, findest du hier auch Antworten auf häufig gestellte Fragen und die Kontaktdaten unseres Support-Teams.

1. Deinen Account erstellen

Alles beginnt mit deinem persönlichen Benutzeraccount, diesen benötigst du für alle weiteren Schritte. Du kannst dich ganz einfach über unsere Webseite registrieren.

Nachdem du de Daten eingegeben hast, erhältst du eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Klicke auf den Link, um deinen Account zu aktivieren. Du kannst dich dann mit deiner E-Mail-Adresse und deinem Passwort anmelden.

2. Deine erste Organisation erstellen

Wenn du dich erfolgreich registriert & angemeldet hast, kannst du deine erste Organisation erstellen. Organisationen sind die übergeordnete Struktur, unter der du deine Einrichtungen und Mitarbeiter verwalten kannst. Eine Organisation kann also eine Vielzahl von Einrichtungen, die du alle innerhalb dieser Organisation erstellst. Genau ist die Anzahl von Mitarbeitern, die du anlegen kannst, unbegrenzt. Du kannst also so viele Mitarbeiter anlegen, wie du möchtest. Das ist besonders praktisch, wenn du mehrere Einrichtungen hast und alle Mitarbeiter zentral verwalten möchtest.

Du bist eine kleine Einrichtung mit nur einem Standort? Kein Problem! Egal wie klein oder groß du bist - die Organisation stellt hier nur das Bindeglied zwischen Mitarbeitern und Einrichtungen dar. In diesem Falle kannst du zum Beispiel einfach die Anschrift deiner Einrichtung als Adresse der Organisation verwenden.

Um eine neue Organisation zu erstellen, gehe einfach auf die Seite „Organisationen“ in deinem Dashboard. Dort kannst du eine neue Organisation anlegen, indem du auf den Button „Neue Organisation“ klickst. Gib dann die erforderlichen Informationen ein, wie z.B. den Namen der Organisation, die Adresse und die Kontaktdaten. Alternativ erreichst du diese Seite auch über den folgenden Link:

3. Deine erste Einrichtung hinzufügen

Du hast es fast geschafft! Jetzt musst du nur noch deine erste Einrichtung hinzufügen. Einrichtungen sind die einzelnen Standorte, an denen du deine Angebote bereitstellst. Du kannst so viele Einrichtungen erstellen, wie du möchtest. Jede Einrichtung kann ihre eigenen Angebote, Öffnungszeiten und Kontaktdaten haben. Das ist besonders praktisch, wenn du mehrere Standorte hast und alle Angebote zentral verwalten möchtest.

Um eine neue Einrichtung zu erstellen, gehe einfach auf die Seite „Organisationen“ in deinem Dashboard. Zuerst wählst du die Organisation aus, für die du eine neue Einrichtung erstellen willst. Von dort erreichst du über den Reiter „Einrichtungen“ im Navigationsmenü die Übersichtsseite aller deiner Einrichtungen. Dort kannst du eine neue Einrichtung anlegen, indem du auf den Button „Neu“ klickst. Gib dann die erforderlichen Informationen ein, wie z.B. den Namen der Einrichtung, die Adresse und die Kontaktdaten.

Erläuterung der einzelnen Felder

Basisinformationen

Hier gibst du an, unter welchem Namen deine Einrichtung auf der Plattform angezeigt werden soll.

Wo findet man euch?

Hier gibst du die Adresse deiner Einrichtung an. Diese wird auf der Karte angezeigt, wenn jemand nach deiner Einrichtung sucht. Außerdem wird sie in den PDFs angezeigt, die du für deine Einrichtung erstellst. Sobald du die vollständige Anschrift eingegeben hast, wird die Karte automatisch aktualisiert. Du kannst auch den Standort auf der Karte anpassen, indem du ihn einfach mit der Maus verschiebst. Dies ist besonders praktisch, wenn deine Einrichtung einen speziellen Eingang hat oder wenn du die Adresse nicht genau angeben kannst.

Wann kann man euch besuchen?

Hier kannst du für jeden Tag der Woche die Öffnungszeiten deiner Einrichtung angeben. Diese werden auf der Karte angezeigt, wenn jemand nach deiner Einrichtung sucht. Außerdem werden sie in den PDFs angezeigt, die du für deine Einrichtung erstellst. Benutze einfach die Checkbox, um den Tag zu aktivieren oder zu deaktivieren. Wenn du einen Tag aktivierst, kannst du die Öffnungszeiten angeben. Wenn du einen Tag deaktivierst, werden die Öffnungszeiten nicht angezeigt. Du kannst auch mehrere Zeiträume für einen Tag angeben, z.B. wenn deine Einrichtung mittags geschlossen ist.

Was seid ihr?

Über diese Auswahl kannst du angeben, welche Art von Einrichtung du bist. Diese Information wird auf der Karte angezeigt, wenn jemand nach deiner Einrichtung sucht. Außerdem wird sie in den PDFs angezeigt, die du für deine Einrichtung erstellst. Es ist nicht schlimm, wenn du nicht genau weißt, was du auswählen sollst oder keine Option zu 100% stimmt. Im nächsten Abschnitt kannst du genau festlegen, welche Angebote bei dir zur Verfügung stehen. Du kannst die Auswahl später jederzeit ändern. Wenn dein Einrichtungstyp nicht als Auswahl zur Verfügung steht, kannst du uns gerne kontaktieren und wir fügen sie hinzu.

Was bietet ihr an?

Hier kannst du angeben, welche Angebote du in deiner Einrichtung bereitstellst. Diese Informationen werden auf der Karte angezeigt, wenn jemand nach deiner Einrichtung sucht. Außerdem werden sie in den PDFs angezeigt, die du für deine Einrichtung erstellst. Du kannst auch mehrere Angebote auswählen. Wenn du ein Angebot hinzufügen willst, das nicht in der Liste ist, kannst du uns gerne kontaktieren und wir fügen es hinzu.

Zusätzliche Informationen

Mit den Zusatzinformationen kannst du noch genauer beschreiben, für wen die Angebote in deiner Einrichtung geeignet sind. Diese Informationen werden auf der Karte angezeigt, wenn jemand nach deiner Einrichtung sucht. Außerdem werden sie in den PDFs angezeigt, die du für deine Einrichtung erstellst.

Wie kann man euch erreichen?

Hier kannst du die verschiedenen Kontaktmöglichkeiten der Einrichtung angeben. Diese Informationen werden auf der Karte angezeigt, wenn jemand nach deiner Einrichtung sucht. Außerdem werden sie in den PDFs angezeigt, die du für deine Einrichtung erstellst. Du kannst auch mehrere Kontaktmöglichkeiten hinzufügen. Wenn du beispielsweise mehrere Telefonnummern hinzufügst, kannst du angeben, welche Nummer für welche Art von Kontakt geeignet ist.

Habt ihr eine Webseite?

Wenn ihr eine eigene Webseite habt, kannst du diese hier angeben. Diese wird auf der Karte angezeigt, wenn jemand nach deiner Einrichtung sucht. Außerdem wird sie in den PDFs angezeigt, die du für deine Einrichtung erstellst.

Gibt es noch etwas zu beachten?

Manche Informationen lassen sich nur schwer parametrisieren. Wenn es etwas gibt, das du unbedingt angeben möchtest, aber nicht in die vorgegebenen Felder passt, kannst du es hier angeben. Diese Informationen werden auf der Karte angezeigt, wenn jemand nach deiner Einrichtung sucht. Außerdem werden sie in den PDFs angezeigt, die du für deine Einrichtung erstellst.

Soll eure Einrichtung sofort sichtbar sein?

Wenn du willst, dass deine Einrichtung nach der Erstellung sofort sichtbar ist, kannst du diese Option aktivieren. Wenn du diese Option deaktivierst, wird deine Einrichtung erst sichtbar, wenn du sie manuell aktivierst. Das ist besonders praktisch, wenn du noch nicht bereit bist, deine Einrichtung zu veröffentlichen oder dir noch bestimmte Angaben fehlen.

Seid ihr schon in Betrieb?

Eure Einrichtung ist vorübergehend geschlossen? Dann kannst du diese Option aktivieren.

Alles klar? Dann klicke auf den Button „Einrichtung erstellen“ und deine Einrichtung wird erstellt. Du wirst dann auf die Übersichtsseite deiner Einrichtungen weitergeleitet, wo du deine neue Einrichtung sehen kannst. Von dort aus kannst du auch die Einstellungen deiner Einrichtung bearbeiten, wenn du etwas ändern möchtest.

4. Neue Mitarbeiter hinzufügen

Du hast deine erste Einrichtung erstellt? Super! Jetzt kannst du deine ersten Mitarbeiter hinzufügen. Mitarbeiter sind die Personen, die in deiner Einrichtung arbeiten und die Angebote bereitstellen. Du kannst so viele Mitarbeiter anlegen, wie du möchtest. Jeder Mitarbeiter kann seine eigenen Kontaktdaten und Berechtigungen haben. Das ist besonders praktisch, wenn du mehrere Mitarbeiter hast und alle zentral verwalten möchtest.

Um einen neuen Mitarbeiter hinzuzufügen, gehst du in der Übersichtseite deiner Organisation auf den Reiter „Benutzer“. Dort kannst du einen neuen Mitarbeiter anlegen, indem du auf den Button „Neuer Mitarbeiter“ klickst. Gib dann die erforderlichen Informationen ein. Die E-Mail-Adresse ist wichtig, da der Mitarbeiter darüber eine Einladung erhält. Über diese Einladung kann sich dein Mitarbeiter dann auf egenus registrieren und wird automatisch deiner Organisation zugewiesen. Daraufhin hat dieser die Berechtigung Mitarbeiter. Optional kannst du seine Berechtigung auf die Rolle Verwalter hochstufen. Diese Rolle hat die Berechtigung, alle Einstellungen der Organisation zu ändern und neue Mitarbeiter hinzuzufügen.

5. Aktivitäten erstellen

Ihr veranstaltet regelmäßig Veranstaltungen oder Aktivitäten in eurer Einrichtung? Dann kannst du diese hier anlegen. Aktivitäten können direkt in der Einrichtung stattfinden, aber auch an einem anderen Ort.

Du kannst eine Aktivität erstellen, indem du auf deiner Einrichtungsübersicht im Dashboard den Button „Neue Aktivität“ klickst. Gib dann die erforderlichen Informationen ein, wie z.B. den Titel, die Beschreibung, Kategorie, den Tag und die Dauer der Aktivität.

6. PDFs zum Drucken erstellen

Ihr erstellt gerne PDFs, die ihr ausdrucken und in eurer Einrichtung aushängen oder hilfsbedürftigen Menschen mitgeben möchtet? Dann müsst ihr dies nicht mehr manuell machen. Ihr könnt die PDFs direkt in der App erstellen und sie dann ausdrucken. Optional kann auch direkt eine Wegbeschreibung zu der Einrichtung angezeigt werden.

Um ein PDF zu erstellen, gehe einfach zu deiner Einrichtung auf der Karte. In der Übersicht dort siehst du oben direkt den Button „Drucken“. Klicke darauf und es wird direkt ein PDF erstellt, das du dann ausdrucken kannst. Das PDF enthält alle Informationen zu deiner Einrichtung, die du in der Anwendung angegeben hast.

Beim Erstellen des PDFs kannst du wählen, ob eine Wegbeschreibung vom aktuellen Standort zur Einrichtung eingefügt werden soll. Diese Option steht zur Verfügung, wenn die Einrichtung weniger als 20 km entfernt ist und die Standortdienste aktiviert sind.

Die PDFs werden automatisch in der aktuell ausgewählten Sprache erstellt. Dabei werden auch einrichtungsspezifische Eingaben wie Kommentare und Hinweise durch KI übersetzt, sodass hilfesuchenden Menschen keine wichtigen Informationen entgehen.

Häufig gestellte Fragen

Häufig gestellte Fragen beantworten wir in unserem FAQ-Bereich. Hier findest du Antworten auf die häufigsten Fragen zu unserem Service, zur Registrierung und zu den Funktionen der App. Sollte deine Frage nicht beantwortet werden, kannst du uns jederzeit kontaktieren. Wir helfen dir gerne weiter.

Kontakt

Wenn du Fragen hast oder Hilfe benötigst, kannst du uns jederzeit kontaktieren. Wir helfen dir gerne weiter.